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最新消息| 秘書工作經驗分享之公司內部會議支持 | 2024-12-17 |
| 文章来源：由「百度新聞」平台非商業用途取用"http://www.baidu.com/link?url=MYlQWronTTvQdHyqT6qi-ISrFwLp9_TjKst850IAKTz0wf67hRG73zi4TqD1g8V8rt8IZThlnS8Dr1MPgZwbhGs8xu1t5J3zDlawh9XuNUK" 公司內部召開的各種會議是公司日常營運活動中非常重要的一部分，因此會議支持工作是秘書日常工作中的重點。n公司內部會議按召開的范圍可分為：一對一會議、項目或工作團隊會議、單個部門會議、多個部門會議、中層以上管理人員會議、高級管理人員會議、董事會會議等；n按召開的周期性可分為：臨時性緊急會議、單次專項會議、周會、月會、季會、半年度和全年度會議等；n按召開的場地可分為：公司內部會議場地、公司外部會議場地、國內會議場地或國外會議場地等；n按召開的時間持續性可分為：1小時內的會議、數小時內的會議、半天會議、全天會議、甚至連續數天的會議等；n按召開的形式可分為：面對面會議、電話會議、視頻會議、或者是綜合性參與方式的會議等。n秘書涉及到的會議支持工作可能會有：會議的組織召集、會議室的布置安排、會議相關的食宿安排、會議現場的支持等等。n會議的組織召集主要注意的是：確定會議主題、收集會議資料、確定參會人員、確定會議時間和地點、確定會議形式。如果是臨時性會議的話，就要特別留意時間的緊迫性；如果參會人員較多的話，就要留意根據關鍵人物的時間來安排，主抓重要參會人員；如果無法確定具體會議形式的話，最好電話會議、視頻會議系統都提前準備好；另外，會議室的預訂和協調也要及時進行。n會議室的布置安排主要是根據參會人員、人數、召開形式選擇合適的會議室，如適用的會議室被占用，就涉及到溝通協調會議室資源。如選擇公司外部會議室的話，針對特別重要的會議，一定要安排提前場勘。除了座位布置以外，還要提前測試會議中可能用到的所有設備（比如投影儀、話筒音響、電話和視頻會議系統、帶激光的翻頁筆、白板筆、等）。針對一些特別重要的會議，為了避免設備故障的發生、保證會議順利的進行，可提前準備一些備用設備和物資，如移動投影儀、移動音響、紙筆、電池、以及其他備用的設備。n針對一些持續時間長的會議、公司外部的會議、特別的會議（如特別早、特別晚、特別遠等等），秘書還需要特別留意跟會議相關的吃、住、行的安排。吃的方面可能會涉及到三餐、茶歇或夜宵，除了保障食品安全以外，可以事先了解參會人員的不同口味，或者是否有特別的忌口。住和行的安排主要是會在一些外地舉辦的會議中可能會遇到，或者是一些從外地來參加會議的人員會遇到。吃、住、行的安排，相對來說國內的會比國外的容易操作一些，而且在吃、住、行的安排中主要留意安全、舒適、準時，當然也要保持一定的靈 關鍵字標籤：台北會議場地租借 |
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